Апостиль документов

Апостилирование документов производится только в уполномоченных на проставление апостиля государственных органах внутри той страны, где был изготовлен документ. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Таким образом, чтобы проставление апостиля стало возможным, в уполномоченном органе должны содержаться образцы подписи и оттиска печати, подлинность которых удостоверяет апостиль. В случае их отсутствия специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

При поступлении документов на проставление апостиля соответствующий специалист осуществляет проверку:
- соответствия подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе имеющимся  образцам;
- наличия у названного лица полномочий на право подписи представленного на проставление апостиля официального документа.     

Кроме того, специалист рассматривает представленный на проставление апостиля официальный документ на предмет наличия реквизитов, которые согласно  законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать). В ходе проверки визуального соответствия оттиска печати на официальном документе, представленном на проставление апостиля, имеющемуся образцу специалист проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает особое внимание на равномерность и насыщенность цветового тона оттиска; четкость изображения элементов оттиска; отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска; отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".

По результатам проведенной проверки специалист принимает решение о проставлении апостиля или об отказе в проставлении апостиля.  Таким образом, конечным результатом исполнения государственной функции компетентным органом является:
- проставление апостиля на официальном документе;
- отказ в проставлении апостиля на официальном документе. Отказ в проставлении апостиля может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя.

В проставлении апостиля отказывается в следующих случаях:
- если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;
- если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;
- если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в уполномоченном на проставление апостиля органе образцам;
- если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.
Непосредственная процедура апостилирования осуществляется путем проставления специального оттиска штампа «Апостиль», соответствующего требованиям Гаагской конвенции, с его последующим заполнением.
Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 x 10 см. Заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке.
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от проставления оттиска штампа «Апостиль» способом не допускается.

Оттиск штампа «Апостиль» проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги. Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа «Апостиль» не допускается.

В случае проставления оттиска штампа «Апостиль» на отдельном листе листы документа и лист с оттиском штампа «Апостиль» нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной "звездочкой", на которой проставляется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

Содержание штампа «Апостиль» строго регламентировано. Отступления от заполнения нижеприведенными сведениями каждой из строк указанного штампа не допускаются.

В строке 2 оттиска штампа «Апостиль» указывается в родительном падеже фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

При проставлении апостиля на копии документа, засвидетельствованного в нотариальном порядке, в строке 1 оттиска штампа «Апостиль» после слов «Настоящий официальный документ» указываются слова «нотариальная копия», а в строках 2, 3, 4 - фамилия нотариуса, должность и наименование нотариального округа соответственно.

В строке 3 оттиска штампа «Апостиль» указывается должность лица, подписавшего документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда).

В строке 4 оттиска штампа «Апостиль» указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.

В строке 5 оттиска штампа «Апостиль» в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа «Апостиль» цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа «Апостиль» указывается в творительном падеже фамилия, должность лица, удостоверившего документ.

В строке 8 оттиска штампа «Апостиль» указывается номер, соответствующий порядковому номеру в Книге (журнале) регистрации апостиля.

В строке 9 оттиска штампа «Апостиль» проставляется гербовая печать уполномоченного на проставление апостиля государственного органа.

В строке 10 оттиска штампа «Апостиль» ставится подпись лица, проставившего апостиль.