Проставление апостиля

Каждая страна - участница Гаагской конвенции назначает органы, уполномоченные на проставление апостиля. В Российской Федерации апостиль проставляют следующие государственные органы:
- Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки Министерства образования и науки РФ (ранее Министерство образования России) – на официальные документы об образовании, выдаваемые в Российской Федерации;
- Федеральная регистрационная служба России как правопреемник Министерства юстиции РФ - на документах, исходящих от организаций и учреждений, непосредственно подведомственных службе;
- органы ФРС в субъектах РФ как правопреемники органов юстиции в субъектах РФ - на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;
- органы ЗАГС администраций субъектов РФ - на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
- отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов РФ - на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;
- архивные органы субъектов РФ - на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
- Управление делами Генеральной прокуратуры РФ - на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

Как видно, компетенция названных органов по апостилированию документов имеет определенные территориальные пределы. Должностные лица указанных государственных органов могут выполнять данную формальность только в отношении официальных документов, происходящих от организаций, учреждений и должностных лиц, находящихся в рамках их территориальной компетенции. Таким образом, на свидетельство о заключении брака, выданное одним из ЗАГСов города Москвы, апостиль может быть проставлен только в «органе ЗАГС администрации субъекта РФ», а именно – в Объединенном архиве Управления ЗАГС по г. Москве; на решение мирового судьи одного из судебных участков в Московской области - в «органе ФРС в субъекте РФ», а именно - в Управлении ФРС по Московской области.

Следует, однако, также иметь в виду, что возможно проставление апостиля на копиях официальных документов, выданных в других регионах Российской Федерации, удостоверенных в нотариальном порядке по месту нахождения органа, уполномоченного на проставление апостиля. К примеру, указанные выше документы могут быть апостилированы в Управлении ФРС по Москве в нотариальных копиях при условии, что данные копии были удостоверены одним из нотариусов города Москвы.

Проставленные на документах апостили должны отвечать установленным в Гаагской конвенции требованиям – соответствовать приведенному в Конвенции образцу и описанию штампа «Апостиль»; сами документы должны быть надлежаще составлены и заверены правомочными органами.

Таким образом, согласно Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, участницей которой является, в том числе и Российская Федерация, иностранные учредительные документы, исходящие от государства – участника Конвенции и предназначенные для использования в России, должны содержать штамп «Апостиль» страны происхождения публичных документов.

К примеру, не могут быть признаны надлежаще составленными и заверенными правомочными органами копии публично-правовых учредительных документов компаний Кипра, не заверенные компетентным государственным органом Кипра либо нотариусом Кипра, не содержащие штамп «Апостиль» Кипра, а вместо этого нотариально заверенные на Гибралтаре и содержащие штамп «Апостиль» Гибралтара, т.е. составленные как представляемые за границу гибралтарские документы, в то время как публично-правовые учредительные документы являются кипрскими.

Согласно требованиям Гаагской конвенции 1961 г. в данном случае именно кипрские государственные органы являются правомочными для апостилирования кипрских публично-правовых документов. Министерство иностранных дел РФ в лице Начальника отдела легализации и истребования документов письмом № 74 от 27.07.01 подтвердило, что оформленные на территории Кипра официальные документы должны быть апостилированы на территории Кипра.

В дополнение можно отметить, что полномочия представителей сторон в делах с участием иностранных лиц в арбитражном процессе должны быть оформлены выдачей доверенности в соответствии с положениями Гаагской конвенции (Обзор практики рассмотрения споров по делам с участием иностранных лиц, рассмотренных арбитражными судами после 01.06.1995 - Письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.12.1996 № 10). Легализация иностранного документа необходима для предоставления последнего в качестве доказательства в судебном процессе. Однако, если доверенность своему представителю сторона арбитражного разбирательства – иностранное лицо выдавала в Российской Федерации, легализация документа и проставление на него апостиля не требуются.